La transformation digitale d’une entreprise l’oblige à modifier drastiquement la façon dont ses collaborateurs vont communiquer, échanger, collaborer et travailler. Cette révolution des techniques nécessite une acculturation des collaborateurs à l’utilisation du mobile et des applications. Elle est subite, et par conséquent mal comprise, ou bien accompagnée. Ce sujet stratégique, au vu de son impact, réclame une participation de l’ensemble des effectifs et les événements internes sont autant d’occasions de poser les premiers jalons d’une prise en main réussie des outils digitaux.
L’Observatoire COM MEDIA a rencontré Laurent Bel, co-fondateur de la start-up AppCraft et nouvel adhérent pour présenter les enjeux de l’acculturation aux applications mobiles en entreprise.
Pour une utilisation progressive du mobile comme outil opérationnel dans l’entreprise
Il existe deux grandes tendances en matière d’intégration d’applications mobiles au sein des entreprises.
La première consiste simplement à mettre à disposition des collaborateurs des marketplaces mobiles où ils peuvent télécharger les applications dont ils ont besoin ou que leur direction trouve pertinente d’utiliser pour faciliter leurs missions. Cette approche est encore majoritaire car elle ne nécessite pas la mise en œuvre d’actions spécifiques.
La mise en place de marketplaces paraît simple de prime abord mais présente deux inconvénients majeurs. Tout d’abord, cette démarche exige des collaborateurs qu’ils soient proactifs et motivés pour se rendre sur la plateforme et y rechercher de façon autonome les outils qui pourraient les intéresser. Le deuxième inconvénient réside dans la multiplication des applications à télécharger ; plus ou moins gourmandes en énergie et faciles d’utilisation, elles lassent très vite leurs utilisateurs qui les désinstallent rapidement.
Enfin côté entreprise, l’absence de centralisation des données ne lui permet pas de recueillir des statistiques sur l’utilisation des applications.
La seconde stratégie s’articule autour d’une seule application mobile « brandée » aux couleurs de l’entreprise dans laquelle s’encapsulent différents services, destinés aux mobiles des collaborateurs, qu’elle estime pertinents. Les collaborateurs pouvant s’y loguer, l’entreprise centralise la gestion des comptes utilisateurs au moyen du back office de l’interface.
Cette configuration offre plusieurs options.
Il est possible de faire appel à des services tiers qui sont proposés, pour beaucoup d’entre eux, en mode web app et qui peuvent reliés à l’interface d’une entreprise et envoyer un certain nombre d’informations aux utilisateurs.
D’autre part, un grand nombre des fonctions de base dont ont besoin les entreprises existent en open source. Ainsi, avec sa bibliothèque de composants « plug&play » AppCraft propose des applications mobiles avec une partie back office, full web de gestion et d’administration, et une autre en front office destinée aux smartphones.
Les deux volets, back et front, communiquent ensemble en temps réel. Cette connectivité permanente facilite notamment les mises à jour et les rajouts des fonctionnalités qu’elles soient programmées ou activées en direct.
Selon sa maturité sur le sujet, l’entreprise peut vouloir bénéficier d’un service de test et de conseil sur les différentes applications à implémenter dans son interface. Chaque composant open source se voit testé afin de s’assurer notamment de sa robustesse, de sa sécurité et de son ergonomie. Cette démarche assure à l’entreprise de disposer ainsi d’applications mobiles à géométrie variable qui répondent aux différents besoins de ses collaborateurs. Il est possible également d’intégrer des capsules transverses qui facilitent le partage de fichiers et d’agenda ou le networking.
Il est possible également d’implémenter des fonctions plus spécifiques comme l’accueil de nouveaux collaborateurs (onboarding), l’accès à des supports de formation, la déclaration des congés ou feuilles d’activité, le contrôle qualité sur site avec un compteur de validation de pièces intégré aux smartphones. A l’aide de formulaires assez simples et adaptés aux contraintes de l’entreprise, il est également possible de mettre à disposition de nombreux outils qui s’interfacent avec les RH. Tous les collaborateurs, notamment les commerciaux, complètement ou partiellement nomades voient leur activité facilitée grâce à ces solutions sur mobile mais aussi sur tablette.
A contrario, pour les solutions des logiciels « historiques » qui ne seraient pas encore « matures » sur la partie mobile, il est possible désormais de proposer des extensions mobiles des solutions historiques à une entreprise d’accélérer sa transformation digitale et d’optimiser l’utilisation des smartphones de ses salariés. Mais, une fois le constat posé reste l’acculturation des collaborateurs.
L’acculturation progressive des collaborateurs au smartphone
Dans le cadre de cette démarche de transformation numérique des entreprises, l’activité événementielle revient en force car les directions redécouvrent l’importance du facteur humain après des années de dématérialisation. Motiver les équipes et renforcer leur cohésion demande qu’elles soient réunies régulièrement tout au long de l’année. Ces moments de partage conviviaux sont tout indiqués pour porter le message d’une transformation digitale et d’une montée en puissance des smartphones au service de l’ensemble des collaborateurs. Le smartphone est très intuitif et il n’est plus nécessaire, comme à l’époque de l’arrivée des ordinateurs de bureaux, de se familiariser avec des outils qui étaient assez complexes à prendre en main. Le mobile, s’il veut être pratique donc adopté comme outil de travail, doit être le support d’application faciles à utiliser et aux fonctions immédiatement opérationnelles.
Au cours d’un événement, les participants peuvent se voir donner la possibilité d’utiliser un premier panel d’applications pour consulter le programme, interagir entre eux au moyen d’un tchat interne, partager des informations comme des fichiers voire même convenir de rv sur des meeting points afin de se connaître.
Il est également possible d’inciter les collaborateurs à participer à l’événement par des petites actions : fédératrices nuages de mots, murs de briques à faire tomber, trombinoscope avec les photos des collaborateurs, ou la prise de photos affichées en plénière. La gamification de l’événement est un moyen ludique de le rendre à la fois plus convivial et efficace en instaurant par exemple un parcours sur différents ateliers qui seront animés et notés permettant à l’équipe organisatrice de bénéficier d’un feed back en temps réel.
Les organisateurs doivent inciter les collaborateurs à télécharger l’application corporate qui disposeront ainsi d’informations particulières sur l’event (programme, info pratique, itinéraires, sujets des pitchs etc…). Il n’est pas rare de constater que le taux de connexion à une telle application peut dépasser les 100% dans certains cas lorsque le nombre de mobiles dépasse celui des collaborateurs parce qu’ils disposent de plusieurs appareils. Au final, fédérer les collaborateurs autour d’une application dédiée n’est pas très difficile d’autant que l’immense majorité d’entre eux utilise déjà un smartphone pour leur usage personnel.
Le plaisir des utilisateurs sera d’autant plus grand qu’ils pourront partager des messages, des photos voire des vidéos sur un social wall tout au long de l’événement auxquels ils participent… ou pas (streaming vidéo) car cette interaction peut être ouverte à l’ensemble des communautés de l’entreprise ce qui encourage le partage et rend l’ensemble plus attractif. Ce jeu de mise en réseau fait que les retours sont extrêmement positifs aussi bien pour le staff que pour les participants. Pour les organisateurs il est aussi plus facile de gérer les changements de dernière minute et d’en informer les participants évitant ainsi de réimprimer des programmes et de créer de la confusion. Il leur est facile également de réagir aux remarques et réactions des participants. Un événement bien préparé avec les bons modules sur les smartphones favorise le retour sur investissement d’autant qu’il est facile de les adapter aux différents publics : les attentes de cadres supérieurs durant un séminaire d’une société de service sont différentes de celles de techniciens du secteur industriel.
Le nouveau « trésor de guerre » des entreprises : la donnée
L’actualité récente et l’arrivée du RGPD mettent en avant l’importance stratégique pour les entreprises de maîtriser leurs données, l’utilisation du Smartphone ne saurait y déroger ; les conséquences d’un manquement dans ce domaine pouvant se révéler par la suite problématiques .
Dans le cadre d’un événement ponctuel, il est d’usage et éthique de veiller à la suppression des données lorsqu’il prend fin mais à long terme, une plateforme à disposition d’une entreprise doit lui permettre de disposer des API (interface de programmation applicative) nécessaires pour récupérer des données éventuellement dans son propre système d’information. L’objectif visé est qu’elle puisse avoir accès aux données pertinentes dont elle a besoin dans le cadre de sa politique générale.
Cette prise de conscience d’une entreprise à l’importance pour elle de maîtriser ses propres données constitue une étape pivot en vue de sa mise en conformité au RGPD. Les informations les plus sensibles sont gardées dans le back office mais ne seront pas affichées sur le front bien naturellement ; elles peuvent concerner par exemple la santé d’un collaborateur sur une allergie ou un régime alimentaire particulier.
Avec l’entrée en vigueur du RGPD, annoncée il y a a près de deux ans, les entreprises sont supposées avoir eu le temps de s’y préparer. Plus qu’une contrainte, les entreprises seraient bien inspirées alors de considérer ce nouveau cadre réglementaire comme l’occasion de remettre à plat leurs politiques de sécurité maison tout en apportant de nouvelles fonctionnalités à leurs salariés.
Par son caractère éminemment global, le RGPD va induire une réflexion globale sur la façon dont les acteurs d’un marché collectent, protègent et utilisent les innombrables données personnelles dont elles ont la charge. Cette approche doit succéder à toute une série de normes adoptées au rythme des contraintes réglementaires ou des changements de cap du responsable de la sécurité des systèmes d’information qui manquait singulièrement de cohésion.
Ce changement de paradigme doit inciter les entreprises à repenser les principes et les processus qui régissent la gestion de ces données critiques.
Autre élément de réflexion, les flottes mobiles sont considérées comme un maillon faible de la sécurité, il est possible désormais de les positionner comme l’avant-poste des systèmes d’information étendus. Si des solutions de type MDM « RGPD-compatibles » sécurisent durablement les mobiles, mettre à disposition des collaborateurs des outils opérationnels sur leurs smartphones permet de doper leur productivité en toute sérénité et de justifier les investissements nécessaires.
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