Parler Ressources Humaines à l’heure de la digitalisation fait penser tout d’abord aux nouveaux outils, aux existants améliorés qui deviennent « responsive », accessibles d’un mobile ou « off line ». Mais si grâce au web, les services RH gagnent en efficacité, ces derniers peuvent oublier que leur métier consiste avant tout à privilégier le contact humain.
Philippe Lafon, co-fondateur et CBO de Skillsolutions, partage son expérience.
L’humain doit commander à l’outil et non le contraire
La digitalisation doit replacer le l’humain au cœur des processus sinon, nous risquons tous de devenir des robots pilotés par des outils qui empêcheront toute communication interne entre les collaborateurs et par conséquent toute capacité d’innover et de générer des idées plus abouties. Chacun d’entre nous a besoin de se sentir reconnu et cette reconnaissance ne peut passer par la notation froide et mécanique d’un logiciel. L’intégration d’un collaborateur à son entreprise passe avant tout par le bon accueil de ses collègues et de ses responsables.
Les outils désormais à disposition des services RH sont fantastiques mais ils ne doivent jamais oublier que les collaborateurs constituent la toute première richesse de l’entreprise. Ainsi, il paraît inconcevable à un salarié de ne pas disposer sur son lieu de travail des mêmes facilités que le numérique lui apporte dans sa vie personnelle.
Les outils doivent être fluides et simples pour ne pas être chronophages. Les services RH utilisent souvent plusieurs logiciels (paie, gestion des talents, des formations, etc..), ce qui les ralentit et les empêche de se consacrer aux relations dans l’entreprise à proprement parler.
Combattre les incompatibilités entre systèmes
L’accélération de la transformation numérique des services RH pose plusieurs défis.
Le premier consiste à moderniser les interfaces à disposition des collaborateurs pour qu’ils aient envie de les utiliser et d’interagir. Ils doivent disposer des mêmes services que ceux qu’offre leur entreprise à ses clients externes. L’enjeu d’image est double : une mauvaise qualité des données ou une “expérience collaborateur” décevante peuvent freiner l’adhésion d’un collaborateur à un outil, et donc réduire le retour sur investissement des outils. Ceux-ci doivent par conséquent être avant tout pensés pour les collaborateurs, dont les attentes sur ces sujets sont extrêmement fortes : accès instantané à l’information, fiabilité de la donnée, rapidité, ergonomie, mobilité…
Ensuite, certains services disposent pour gérer des processus stratégiques, comme la de formation ou la gestion de compétences, d’outils parfois lourds ou rigides. De fait, deux logiciels très performants dans leur domaine, issus d’éditeurs majeurs, ne parviennent parfois pas à communiquer entre eux. Même dans les grands comptes, il n’est pas rare qu’au milieu d’un processus informatisé ayant nécessité des centaines de milliers d’euros en déploiement, subsistent des étapes où des informations doivent être saisies « à la main » sur un tableur. Ces ruptures d’efficacité coûtent de l’argent, prennent un temps précieux qui serait utile sur des actions à plus forte valeur ajoutée et augmentent le risque d’erreur.
Connecter les services et les hommes
Tout le challenge des grands groupes consiste à faire communiquer entre eux leurs différents services, et donc leur support logiciels associés : Métiers, RH, innovation, membres du comex, DSI.
Une solution, aussi innovante soit-elle, doit apporter de la valeur mais aussi respecter le « legacy » de l’entreprise. Un nouvel outil ne peut s’imposer si son utilisation implique pour les services d’abandonner brutalement leurs outils existants car le change management est souvent très lourd à gérer. Il faut tenir compte également des contrats en cours qui ne peuvent être interrompus brutalement, sans compter les préférences de chacun des services pour telle ou telle interface.
Une nouvelle solution doit respecter l’écosystème numérique d’une entreprise pour le faire tirer vers le haut et non pas le désorganiser. Ce sera notamment tout l’enjeu des solutions à venir pour respecter la mise en conformité GDPR.
La transformation numérique des RH, ce n’est pas simplement dématérialiser
Cette transformation numérique va plus loin que la simple numérisation de documents et leur gestion électronique. Coffre-fort salarié, signature électronique, massive open online courses (MOOC), workflows automatiques, big data, réseaux sociaux d’entreprise, applications mobiles, sont autant de fonctionnalités et enjeux associés à la digitalisation des processus RH. Elle demande de repenser les relations entre les collaborateurs, mais également entre les entreprises et leurs collaborateurs (réseaux sociaux internes, développement des applications mobiles de recrutement et de gestion des notes de frais, communication multicanale, développement de l’instantanéité …)
Les équipes RH doivent assumer leur rôle d’interlocuteur privilégié des salariés en prenant le leadership sur cette thématique qu’est la transformation numérique. Modifier les processus RH est une démarche qui prend du temps et qui nécessite une démarche collective et structurée sous peine de produire l’effet inverse à celui désiré.
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